Règlement intérieur – 20 Août 2024 

Art 1 : Le présent Règlement Intérieur a pour but de compléter les dispositions prévues par les statuts de l’association AVF-Concarneau. 

Art 2 : AVF-Concarneau a pour mission d’accueillir en priorité les nouveaux arrivants dans la région et les personnes en recherche de lien social, pour favoriser la création et le développement d’un réseau relationnel. 

Art 3 : AVF-Concarneau est gérée uniquement par des bénévoles, qui sont : les membres du Conseil d’Administration, les accueillantes, les animateurs et les chargés de mission. 

Art 4 : Le bureau est constitué de 6 membres, faisant partie des membres du Conseil d’Administration et désignés par ces derniers : un président, un vice-président (qui travaille étroitement avec le président et le remplace en cas d’absence de ce dernier) un secrétaire général, un trésorier, un chargé de l’accueil des nouveaux arrivants et un coordinateur des animateurs et activités. Certains membres du Conseil d’Administration peuvent être conviés ponctuellement aux réunions de bureau quand leur fonction le nécessite. Les fonctions des autres membres du Conseil d’Administration et chargés de mission peuvent varier suivant les besoins. 

Art 5 : Le rôle de chaque bénévole est défini : soit par les statuts, soit par une annexe aux statuts, soit par la fiche de poste. 

Art 6 : Le nombre de mandats de chaque administrateur est de 2 mandats de 3 ans. En dehors d’une année élective le Conseil d’Administration peut décider de coopter de nouveaux administrateurs, en respectant les dispositions statutaires. Ces cooptations devront être ratifiées par l’Assemblée générale suivante. 

Art 7 : Le montant de la cotisation est fixé à 35€ et payable au moment de l’adhésion. Elle est valable jusqu’au forum de l’année suivante, quelle que soit la date de l’adhésion dans l’année. Aucun remboursement possible, sauf cas particulier, à voir avec le président. A partir du 1er Février, le montant de la cotisation sera ramené à 20€, mais uniquement pour les nouveaux adhérents. 

Art 8 : Les inscriptions aux ateliers ne sont effectives qu’après les règlements de la cotisation et de la contribution aux ateliers. Aucune activité ne peut être commencée avant cette inscription. Il ne peut donc y avoir de pré-réservation, ni de liste préétablie avant le forum.  

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Un adhérent peut changer une fois d’atelier, après accord du coordinateur des animateurs et activités et au plus tard dans un délai d’un mois qui suit le démarrage de l’atelier ou l’inscription à l’atelier. 

D’autre part, l’animateur peut inviter un adhérent à une séance de découverte de son atelier. 

Art 9 : Au sein d’AVF-Concarneau, les nouveaux arrivants (personnes qui se sont installées dans la région depuis le 1er janvier de l’année N-3) ont la priorité dans les ateliers. 

Il appartient aux animateurs de leur laisser des places disponibles. En cas de difficulté la décision  appartiendra au président.  

Lors du forum AVF de septembre, un créneau horaire sera réservé aux nouveaux arrivants afin de  favoriser leur inscription prioritaire. 

Un événement est organisé chaque année pour les nouveaux arrivants au cours des mois d’octobre  ou de novembre. Si un nouvel arrivant adhère après cet événement, son statut de nouvel arrivant est prolongé l’année suivante. 

Art 10 : Des financements pourront être octroyés aux ateliers, après accord du bureau, pour des matériels qui resteront la propriété d'AVF-Concarneau. Il n' y aura pas de financement pour du matériel à usage personnel des adhérents. Toutefois, une aide financière exceptionnelle pourra être accordée, au maximum une fois par an et sans que cela soit systématique, aux ateliers pour l'organisation d'évènements particuliers dans le cadre de leur activité. 

Cette demande argumentée et chiffrée devra être adressée au préalable au président pour accord. 

Art 11 : Pendant les vacances de Noël et d’été, les activités en salle sont suspendues. Toute  demande de dérogation sera adressée au président. 

Art 12 : Chaque administrateur a la possibilité d’obtenir une adresse électronique de type  xxxxx@avfconcarneau.fr. Il devra alors approuver la charte informatique jointe en annexe 1. 

Les messages adressés par les membres du Conseil d’Administration et les chargés de mission à l’ensemble des adhérents ou groupes d’adhérents se feront par l’intermédiaire du module  communication du logiciel Assoconnect. Les droits d’administration ou d’accès au logiciel sont  différenciés suivant la fonction de l’administrateur. 

Art 13 : Toute animation doit être un moment d’échanges, de convivialité et de respect. 

Art 14 : Les adhérents et les bénévoles ne sont pas autorisés à pratiquer une activité à but lucratif au sein d’AVF-Concarneau. 

Art 15 : Deux membres d’une même famille ne peuvent pas faire partie en même temps du bureau d’AVF-Concarneau. 

Art 16 : L’inscription aux événements (déplacements, voyages, sorties, visites) est enregistrée dès  que le paiement est effectué. Les modalités d’annulation seront précisées dans le courrier initial de  proposition de l’événement. 

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Art 17 : Les adhérents s’organisent entre eux pour les déplacements réguliers liés aux activités. Il en est de même pour les sorties quand il n’y a pas de déplacement en car. 

En ce qui concerne ces sorties, il pourra être organisé un covoiturage par un membre du Conseil  d’administration ou un animateur. Pour proposer un covoiturage, l’adhérent s’assurera que les  passagers et lui-même sont couverts par son assurance auto et indemnisés par la responsabilité  civile envers les tiers. 

Le tarif auquel le conducteur pourra se référer est joint en annexe 2. 

Art 18 : Les seuls frais remboursés aux bénévoles sont ceux occasionnés par des déplacements aux réunions et formations régionales ou nationales de AVF, déplacements validés par un ordre de  mission signé du président ou du vice-président. 

La remboursement des frais de transport s’effectuera sur la base du barème des frais kilométriques  publié chaque année par le Ministère de l’Économie. Le remboursement des frais de repas et  éventuellement d’hébergement s’appuiera sur les frais réels, factures à l’appui. 

Art 19 : Les dépenses sont réglées par le président ainsi que par le trésorier qui ont procuration  bancaire : chèques, cartes ou virements bancaires, prélèvements.  

Les dépenses sont validées par le président ou le vice-président en prenant soin d’en informer le  trésorier afin d’assurer un suivi régulier de la trésorerie. 

Les fournitures courantes de bureau sont achetées principalement chez Bureau Vallée. Un compte  photocopies est mis en place pour compléter la photocopieuse à disposition des bénévoles au local.  Ce compte est alimenté avec un bon de commande par tranche de 500 unités. Les bénévoles  peuvent y faire leurs photocopies à condition d'en informer le trésorier par mail afin d’alimenter ce  compte régulièrement. 

Un responsable faisant partie du bureau est désigné pour chaque grand événement (le plus souvent  au CAC). Il engage les dépenses dans la limite de la ligne budgétaire. En cas de dépassement, il saisira le président ou le vice-président. 

Art 20 : Les Statuts, la Charte, le Règlement Intérieur, le compte-rendu de la dernière Assemblée Générale ainsi que les comptes-rendus du Conseil d’Administration sont à la disposition des adhérents au local AVF. 

Art 21 : Le président sortant ne pourra pas faire partie du Conseil d’administration ni du bureau pendant 3 ans. 

Art 22 : Périodiquement, le Règlement Intérieur sera révisé pour l’adapter aux circonstances.  

Fait à Concarneau le 20 Août 2024 

Le président Le vice-président signé Jacques Le Mestre, signé Michèle Kervoel 

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Annexe 1 au règlement intérieur de AVF Concarneau 

Gestion des messageries du domaine avfconcarneau.fr 

Gestion du logiciel de gestion Assoconnect 

1 - La charte informatique définit les conditions d’utilisation de la messagerie. 

Les personnes utilisant la messagerie fonctionnelle doivent certifier avoir pris connaissance de la présente charte informatique. 

Un nom de domaine a été mis en place avec le support « Google workspace for nonprofits » qui  offre un certain nombre d’outils collaboratifs. 

Un nom de domaine a été obtenu : avfconcarneau.fr. 

L’option choisie par le CA est une messagerie fonctionnelle avec nom associé (qui apparaîtra dans  la réception du message) 

Le respect du secret des correspondances privées étant un principe intangible, chaque membre de l’association ne peut accéder aux contenus des messages privés ou personnels des membres  détenteurs d’une messagerie fonctionnelle avec nom associé sans que l’utilisateur concerné soit  présent. 

Toutefois, pour que les messages soient considérés comme personnels, il convient pour les  utilisateurs de les identifier comme tels, par exemple : 

- en précisant dans l’objet du message des mots clés comme « privé », ou « personnel » ; - en stockant les messages dans un répertoire intitulé « privé » ou « personnel ». Il convient par ailleurs de rappeler que la messagerie ne saurait être utilisée afin de commettre une quelconque infraction à la législation, que ce soit par les contenus véhiculés ou les propos qui y  seraient échangés. 

La gestion des absences et le départ définitif 

En cas d’absence temporaire ou définitive de l’utilisateur, il est prévu une procédure d’accès à la  messagerie électronique par les personnes habilitées et l’administrateur. A cet égard, il n’est  possible d’accéder à la messagerie de la personne absente que si cela est strictement nécessaire aux  fins d’assurer la continuité des activités de l’association, sous réserve qu’un caractère d’urgence le  justifie. 

A cet égard, il est conseillé une réponse automatique d’absence de l’utilisateur à l’expéditeur d’un  message électronique avec indication de la personne à contacter si nécessaire ou encore le transfert  à un suppléant de tous les messages entrants. 

Il ne pourra en aucun cas être pris connaissance des messages identifiés en objet comme « personnel » ou «privé ». 

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Enfin, en cas de départ définitif de l’association, le titulaire devra supprimer tout message à  caractère privé ou personnel dans la semaine qui suit et la messagerie sera alors soit modifiée en  changeant le nom associé soit désactivée. Un transfert des messages restants sera effectué sur une  boite alias afin d’assurer la continuité de la mission. 

Les administrateurs désignés sont le président et le secrétaire général 

2 - La charte informatique définit les conditions d’utilisation du logiciel intégré de gestion (Assoconnect). 

Pour faciliter la gestion de l’association AVF Concarneau a acquis un logiciel de gestion conforme  au Règlement Général pour la Protection des Données afin de gérer  

• les adhérents et les contacts,  

• les cotisations 

• les événements  

• la comptabilité 

• la communication et notamment le site internet 

Les utilisateurs (membres du conseil d’administration et chargés de mission) ont obligatoirement  une adresse dite « associative ou professionnelle » de type prenom.nom@avfconcarneau.fr. Les  droits d’accès diffèrent suivant la fonction exercée.  

Les administrateurs principaux ont accès à toutes les fonctions : le président , le vice-président, le  secrétaire général et le trésorier 

3 - Les obligations 

L’obligation de confidentialité et de sécurité 

Les utilisateurs ont une obligation de confidentialité concernant l’ensemble des données auxquelles  ils ont accès. Chaque utilisateur peut créer son mot de passe. 

Les obligations des administrateurs 

L’administrateur dispose en effet de droits et d’obligations particuliers, notamment par rapport à  leur accès à des données qui peuvent être privées et à leur obligation de confidentialité.  

L’administrateur s’engage à respecter les règles de déontologie ci-après : 

- ne pas prendre connaissance de données personnelles d’utilisateurs, sauf, ponctuellement, sur  demande formelle de l’utilisateur lui-même, et ne doit autoriser quiconque à y accéder, sauf cas  particulier prévus par la loi (par exemple, enquête judiciaire) ou habilitations formelles et légitimes  préalablement déclarées ; 

- respecter ses engagements de confidentialité et de non divulgation en ne faisant pas état et en  n’utilisant pas les informations qu’il peut être amené à connaître dans le cadre de ses fonctions ; - ne pas se connecter à une ressource du système informatique sans autorisation explicite de la  personne à qui elle est attribuée, notamment dans le cas de l’utilisation d’un logiciel de prise de  main à distance sur un poste de travail utilisateur ; 

- ne pas abuser de ses privilèges et limiter ses actions aux ressources informatiques dont il a la  charge, dans le respect de la finalité de sa mission ; 

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- ne pas prendre ses consignes d’une personne non identifiée et faire remonter auprès du président  toute requête lui paraissant inappropriée ; 

- ne pas contourner les procédures de sécurité établies, et en particulier ne pas désactiver de sa  propre initiative les mécanismes de traçabilité, et ne pas porter atteinte à l’intégrité des fichiers de  journalisation ; 

- tracer toutes ses actions. 

Le 20 août 2024 

Les administrateurs principaux 

Les utilisateurs 

signé Soazig Cantais 

signé Viviane Lemoult 

signé Marie-France Lamamy 

signé Francine Corbou 

signé Sylviane Delaporte 

signé Christine Debuyser 

signé Elisabeth Duval 

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Annexe 2 au règlement intérieur de AVF Concarneau 

Tarif de covoiturage 

aller-retour jusqu’à 50 km 

aller-retour de 50 à 100 km  

Aller-retour au-delà de 100 km 

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